چگونه کار بیشتر را در زمان کمتر انجام دهیم؟

مهمترین دلیلی که انسان کار بیشتر و سریع تر انجام می دهد این است که او از هدف هایش آگاهی کامل دارد و از آن منحرف نمی شود.
یکی از دلایل مهم به تعویق انداختن کارها، نداشتن انگیزه که خود از سردرگمی و ذهن مبهم بوجود می آید.  به این جهت انسان نمی داند چکار باید بکند.
«برایان تریسی» می گوید: «تنها حدود سه در صد از جمعیت بالغ هدف های روشن و نوشته شده دارند.  این اشخاص پنج تا ده برابر کسانی که در سطح آنها هستند و یا تحصیلات و توانمندی های بیشتر از آنان را دارند موفق می شوند. زیرا آنها بخود زحمت داده  وخواسته ها و هدف های خود را به روی کاغذ آورده اند.
قبل از هر چیز انسان باید تصمیم بگیرد که چه می خواهد، سپس آن را به روی کاغذ آورد تا خواست و هدفش شفاف و ملموس گردد. هدفی که به روی کاغذ نیاید بصورت یک آرزو و خیال باقی می ماند و انرژی بدنبال ندارد.  هدف های نوشته نشده، منتهی به ابهام و فراموشی می شوند.
لازم است که همیشه ضرب الاجلی برای اتمام کارهایمان تعیین کنیم و گرنه مرحله ی اضطراری برای انجام آنها تولید  نمی شود.
می بایستی فهرستی از کارهایی که باید انجام شود تشکیل دهیم و هر وقت به کار و یا برنامه ریزی جدیدی می رسیم به آن فهرست اضافه کنیم.  سپس فهرست خود را اولویت بندی کرده و فکر کنیم که ابتدا چه کاری را باید انجام داده و کدام کار را بعدا انجام خواهیم داد.
زمانی که کارها و برنامه ریزی ها به اجزای کوچکتری تقسیم شوند، اجرای آن ها بسیار ساده تر می شود. هدف و برنامه ریزی نوشته شده در مقایسه با کسی که هدفش و برنامه اش را در ذهن خود نگه می دارد، کارایی و نتیجه بسیار مطلوب تری را در بر خواهد داشت.
باید با فوریت هرچه تمامتر برنامه ریزی که تنظیم کرده اید را به مرحله ی اجرا گذاشته و تصمیم بگیرید که هر روز کاری انجام دهید که شما را به هدف اصلی تان نزدیکتر کند.
هدف های روشن و نوشته شده، روی اندیشه و روان تأثیر شگفت انگیزی به جای می گذارد  و محرک و مشوق خلاقیت شما شده و به شما انگیزه میدهد تا دست به کار شوید.  انرژی شما را آزاد کرده و به شما این امکان را می دهد تا دست روی دست نگذاشته و کارهای خود را به اتمام برسانید.
«آلن  لاکین» می گوید: «برنامه ریزی، آوردن آینده به زمان حاضر است». هر دقیقه ای که صرف برنامه ریزی بشود، ده دقیقه در کار اجرایی صرفه جویی می شود. اگر ده دقیقه در روز برنامه ریزی کنید، دست کم دو ساعت در وقت شما صرفه جویی خواهد شد.
شگفت آور است که با وجود اثر بخشی و فوائد برنامه ریزی، تعداد معدودی از افراد برای  هرروز خود برنامه ریزی می کنند.  و این در حالی است که برنامه ریزی کار مشکلی نیست، فقط نیاز به یک برگ کاغذ و یک قلم می باشد. این قاعده یکی از مفیدترین مفاهیم مدیریت بر زمان  و زندگی است.
«ویلفردو پارتو»، اقتصاد دان ایتالیایی متوجه شد که اشخاص در جامعه به دو گروه تقسیم می شوند.  گروه اول 20 درصد جمعیت را تشکیل می دهند و از نظر مالی در شرایط بهتر و مطلوب تری می باشند.  گروه دوم که 80 درصد جمعیت را شکل می دهند در سطح پایین تری به لحاظ نفوذ مالی قرار دارند.  «پارتو» به این نتیجه رسید که تمام فعالیت های اقتصادی از قاعده 80 / 20 تبعیت می کنند.  برای مثال 20 در صد از فعالیت های شما باعث 80 درصد از نتایج کار شما می شوند.  20 در صد از محصولات یا خدمات شما 80 درصد از فروش شما را به خود اختصاص می دهند. این بدان معنی است که اگر فهرستی از ده قلم کار دارید، دو مورد آن ها ارزششان به اندازه ی هشت مورد بعدی است.  نتیجه ی مهمی که از فرضیه «پارتو» می شود گرفت این است که مثلاً در فهرست کارهای ده گانه، هر یک از این کارها ممکن است به اندازه ی مساوی وقت بگیرد، ولی یک یا دو مورد از کارها پنج تا ده برابر ارزش هر یک از مواری دیگر را شامل می شوند.
متأسفانه اشخاص اغلب اوقات 10 تا 20 در صد کارهای اولیت دار را که اهمیت بیشتری دارند  به عقب انداخته و خود را با 80 درصد کارهایی که از اهمیت بسیار کمتری برخور دارند سرگرم می کنند.  کسانی هستند که تمام روز را کار می کنند، اما به نظر می رسد که کار کمی انجام داده اند.  علتش میتواند این باشد که آنها کارهای کم ارزش تر را اول انجام می دهند و یک و یا دو کار اصلی و ارزشمندتر را به بعد موکول می کنند.
مهمترین و ارزشمندترین کارهایی که همه روزه می توان انجام داد، اغلب سخت ترین و پیچیده ترین کارها هستند، اما پاداش و نتیجه انجام دادن آن می تواند بسیار مفید و سودمند باشد. از این رو نباید در حالی که هنوز آن 20 درصد بالای فهرست کارها را انجام نداده ایم بسراغ 80 درصد کارهای پایین فهرست برویم. قبل از شروع کار، باید از خود پرسید، آیا این کار جزء آن 20 درصد است یا 80 درصد؟
 انجام دادن هر کاری و تکرار آن تبدیل به عادت می شود که ترک آن دشوار است.  اگر انسان اوقات خود را با انجام کارهای کم ارزش شروع کند عادت می کند که همیشه کارهای کم ارزش را اول انجام دهد.  
دشوارترین انجام هر کار، شروع آن است.  وقتی خود را عادت دهید که با کار ارزشمندی آغاز به کار کنید ،انگیزه ای پیدا می کنید که آن را ادامه دهید.  بخشی از ذهن شما خواهان درگیر شدن کارهای مهمی خواهد شد که بتواند در زندگی تان تأثیر گذار باشد.  باید این بخش از ذهن را تقویت کنید.  هنگامی که در باره ی پایان یک کار مهم فکر می کنید و نتیجه مثبت آن را در ذهن خود بصورت یک تصویر زیبا مجسم می کنید، در شما انگیزه ای بوجود می آید تا بتوانید بر این کار مهم غلبه کنید و آن را بنحو مطلوب انجام دهید.
واقعیت امر این است که زمان لازم برای تکمیل یک کار مهم، به همان اندازه ی زمانی است که برای انجام دادن کارهای غیر مهم صرف می کنید.  تفاوت در این است که وقتی کار ارزشمندی را به پایان می رسانید، احساس غرور و رضایت خاطر فراوان می کنید.  اما وقتی کار کم ارزشی را به اتمام می رسانید با وجود مقدار انرژی و زمان یکسان برای کارهای ارزشمند، رضایت خاطر آن چنانی به شما دست نخواهد داد.  
مدیریت زمان در اصل همان مدیریت بر زندگی است.  توانمندی شما در انتخاب کار مهم و غیرمهم عامل تعیین کنند موفقیت شما در کار و زندگی است.